Dresser un état des lieux des compétences constitue une étape capitale dans la mise en place d’une stratégie RH efficace. Cette démarche est nécessaire pour avoir des informations fiables sur le parcours de chaque salarié de votre entreprise. En tant qu’outil de gestion des ressources humaines, un tel bilan des compétences vous permet de connaître les forces et les faiblesses de votre structure. Voici comment procéder pour réussir ce bilan des qualifications de vos collaborateurs.

Réalisez un diagnostic fiable des compétences

Un état des lieux des compétences dans votre entreprise est une démarche au cours de laquelle vous devez identifier ces trois types de compétences de vos salariés :

1. compétences requises,
2. compétences acquises
3. et compétences restant à acquérir.

Dans ce dernier cas, vous devez procéder à une confrontation de la liste des compétences acquises à celle des compétences requises. Cela vous facilitera la tâche non seulement pour le repérage, mais également la hiérarchisation des compétences acquises partiellement et celles qui restent à développer par vos équipes. Participative, synthétique et hiérarchisée, cette évaluation doit aussi comporter un plan d’action. Celui-ci détermine l’ensemble des moyens à mettre en œuvre pour limiter l’écart entre la situation existante et celle que vous jugez pertinente pour une gestion optimale de votre capital humain.

Plus concrètement, la démarche consiste à faire une liste des compétences requises de vos salariés dans un premier temps. À ce niveau, il faut spécifier, pour chaque poste, les activités, les missions ainsi que les résultats que vous attendez de chaque collaborateur. Vous devez également repérer les compétences que possèdent chacun de vos employés et celles qu’ils devront acquérir. Pour ce faire, vous pouvez recourir à ces quatre outils que sont l’entretien simple, l’entretien de co-diagnostic, la mise en situation ou encore l’avis des collaborateurs et/ou des pairs.

Créez les conditions de succès de votre état des lieux des qualifications

Le supérieur hiérarchique qui désire réaliser un état des lieux des compétences au sein de sa structure doit créer les conditions de réussite d’une telle démarche. Pour ce faire, vous devez  favoriser une situation gagnant/gagnant pour chacune des parties prenantes au processus. Ne tentez donc rien qui puisse occasionner une démotivation chez le collaborateur ou des tensions entre vous.

Définissez en outre un référentiel des prestations ou résultats à effectuer sans oublier celui des compétences individuelles induites requises. Sachez à ce niveau que seules les compétences les plus stratégiques doivent être prises en compte dans cette démarche. Toutefois, il faudra penser à préciser le volet qualitatif et quantitatif de vos résultats attendus. Cela permet une meilleure perception par l’employé du niveau d’exigence de son supérieur hiérarchique.

Enfin, un amendement et une validation des référentiels par chaque salarié évalué sont indispensables. Pour les deux parties prenantes de ce processus, il est essentiel qu’il y ait une même façon de percevoir les référentiels de base. Ce qui vous simplifiera la tâche dans le cadre d’une contractualisation future. Pour ce qui est des compétences restant à acquérir, vous pouvez définir avec chaque collaborateur un plan d’actions précis après en avoir dressé la liste. Celui-ci doit indiquer les modalités de professionnalisation ainsi que les moyens matériels et humains qui lui sont proposés.

Respecter une périodicité de six ans

En tant que manager, il est important d’effectuer un état des lieux des compétences de chacun de vos collaborateurs tous les six ans. Il s’agit de dresser un tableau récapitulatif des points clés du parcours professionnel de chaque salarié en respectant cette périodicité. Le dirigeant ou le directeur des ressources humaines doit ici s’assurer que chacun des employés a eu droit à ses entretiens professionnels, d’une part. D’autre part, il faut vérifier si chaque employé a obtenu un minimum de deux sur trois mesures possibles. Parmi ces points d’évaluation, on peut citer notamment le suivi d’une action de formation, une progression professionnelle ou salariale et l’acquisition d’éléments de certification.

Il convient de souligner que le non-respect de cette obligation par les entreprises avec un effectif de 50 salariés au moins est sanctionné depuis 2020. Les employeurs qui ne dressent donc pas un état des lieux des compétences tous les six ans sont astreintes à la souscription d’un abondement du CPF au profit de leurs employés. Ces entreprises doivent verser la somme 3 000 euros à la Caisse des dépôts et consignations en charge de la gestion du CPF, en guise de pénalité.

La réalisation d’un état des lieux des compétences au sein de votre organisation est une démarche incontournable en matière de management des ressources humaines. Cette opération vous permet d’identifier les compétences à privilégier et celles à développer pour améliorer les performances de votre entreprise. Vous devez par conséquent trouver les moyens de dresser un état des lieux des compétences qui reflète la situation réelle du capital humain de votre organisation.