Vos collaborateurs utilisent des véhicules d’entreprise ou un smartphone avec GPS ? Avez-vous le droit de les géolocaliser ? Que dit la loi en France et en Europe ? C’est une question épineuse. Afin de protéger au mieux les droits des salariés et leur vie privée, certaines réglementations existent. Et mieux vaut les connaître ! Place aux explications.

Géolocalisation des salariés : de quoi parle-t-on ?

Par géolocalisation, on entend un système technologique qui vise au suivi en temps réel de la position d’un objet ou d’une personne. Dans le monde du travail, certains employeurs peuvent avoir recours à ce procédé pour suivre les déplacements de leurs collaborateurs dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Généralement, cela est permis par le système GPS ou GSM. L’entreprise qui déciderait de mettre en place une telle politique le fait généralement pour sécuriser, analyser et protéger les équipes. Mais aussi pour optimiser les coûts et le chiffre d’affaires.

Géolocaliser ses salariés : dans quelles conditions est-ce légal ?

Il va sans dire que tout système de géolocalisation, quel que soit le contexte d’implantation, présente certains risques quant au respect de la vie privée. D’où la présence d’un cadre de réglementation strict. Avant de géolocaliser vos salariés, vous devez donc vous assurer de la légalité de votre projet. Ainsi, l’article L. 1121-1 du Code du travail stipule que « nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ». Tout employeur qui voudrait mettre en place un procédé de géolocalisation pour surveiller le temps de travail de ses salariés ne peut le faire qu’en l’absence de tout autre moyen de contrôle. Sinon, le système n’est pas justifié et l’entreprise s’expose à de possibles sanctions. D’après une décision de la Cour de cassation de 2018, l’utilisation d’un système de géolocalisation ne peut survenir qu’en dernier recours. Si un autre moyen existe, même s’il est moins efficace, il doit toujours être privilégié. Dès lors, il est difficile de justifier de la mise en place légale de la géolocalisation sur le seul prétexte de contrôler en permanence le temps de travail. Le respect des limitations de vitesse n’est pas non plus une raison valable pour suivre les déplacements des véhicules professionnels.

Géolocalisez vos salariés… mais n’oubliez pas vos obligations !

En matière de protection des données personnelles et de la vie privée des salariés, l’employeur doit répondre à certaines obligations. Ainsi, il est strictement interdit de collecter des informations via un quelconque dispositif sans en informer au préalable la personne concernée. Entré en vigueur en 2018, le règlement européen pour la protection des données, ou RGPD, renforce la protection des données personnelles des salariés. Si vous installez un système de géolocalisation au sein de votre société, vous devez d’abord consulter et informer les représentants du personnel. En aucun cas, il pourra s’agir d’une action gardée secrète pour mieux contrôler les collaborateurs. L’employeur doit préciser explicitement les conditions et modalités de collecte et traitement des données. Par ailleurs, précisons que le système de géolocalisation doit pouvoir être désactivé dans certains contextes. En particulier lorsque le collaborateur fait usage de son téléphone ou de sa voiture dans un cadre privé. Pour finir, l’employeur doit justifier d’un registre de traitement des données, qu’il pourra confier à une entreprise externe si nécessaire. Ce registre est essentiel pour identifier les parties qui interviennent dans le processus ainsi que les catégories, les utilisations et les accès des données. Notons que depuis l’application du RGPD, les entreprises ne sont plus soumises à l’obligation de déclaration auprès de la Cnil. En revanche, le cadre légal étant récent et sujet à de futures modifications, nous ne pouvons que vous recommander de vous référer aux recommandations de la Cnil. Cela reste important pour connaître l’évolution des droits et des obligations de chaque partie prenante. En la matière, il existe un guide de la géolocalisation des salariés.

En tant qu’employeur, ne vous lancez pas les yeux fermés dans la mise en place d’un système de géolocalisation. Si vous ne répondez pas aux exigences prévues par les lois françaises et européennes et qu’un salarié se rend compte des irrégularités, vous vous opposez à des sanctions.