Les directions des ressources humaines représentent un sujet primordial dans l’évolution des entreprises.
Comment appréhendent-t-elles la transformation numérique qui bouleverse toutes les fonctions, support comme métier ?

Des problèmes organisationnel et culturel

Il est à noter que sur les plans financiers et techniques, la grande majorité des entreprises disposent de moyens nécessaires pour numériser le service des ressources humaines de leurs structures. Si l’on constate un retard important dans la transformation digitale, c’est parfois le fait de freins dans les mentalités et sur le plan de l’organisation.

Sur le plan culturel, un grand nombre d’acteurs des ressources humaines n’est pas formé à l’approche holistique du numérique. Ils peuvent être relativement réticents à aborder frontalement ce sujet et éprouvent certaines craintes face à un changement qui leur serait difficile à maitriser. On trouve l’expression de cette crainte dans  l’expression souvent entendue « Les ressources humaines, c’est avant tout de l’humain. On n’a rien à voir avec le numérique ». Le sous-entendu est clair : Le digital n’a pas sa place dans la fonction RH.

Le second frein que rencontre la digitalisation des RH est d’ordre organisationnel. La plupart des entreprises fonctionnent avec une hiérarchie pyramidale et une organisation en silo. Cette organisation est largement remise en cause par le modèle adopté dans les entreprises à la pointe du digital : l’organisation agile.

Avec quel projet démarrer la digitalisation ?

Pour démarrer la numérisation du service des ressources humaines dans une société, le mieux est de commencer avec un projet simple.
On constate trop souvent que les entreprises commencent cette digitalisation par des projets complexes, dont l’implémentation est très difficile. Par exemple, si une entreprise commence la numérisation des RH par la refonte de l’ensemble du SIRH et de la mise à disposition de l’ensemble des services via un navigateur web, il lui sera difficile de mener à bien ce projet, même si elle fait appel à des experts en la matière.
Mais si elle commence par exemple par un seul ensemble fonctionnel, comme la demande de congés ou la distribution des fiches de paie, le processus avancera plus vite et avec moins de difficultés.

Mettre en confiance les collaborateurs

En numérisant les tâches administratives, les administrateurs prouvent qu’ils sont là pour aider les collaborateurs. Cette digitalisation leur offrira de nouveaux services comme par exemple l’archivage des bulletins de paie en ligne, la projection des soldes de congés, les éléments liés à la mutuelle…..
En retour, les salariés apprécieront ces nouvelles mesures et adopteront plus rapidement les nouveaux outils des RH qui feront dorénavant partie de leur quotidien, et ce, pour longtemps. Ceci permettra de créer un climat de confiance et par la suite le déploiement de projets plus ambitieux.

Gagner en ressources

La digitalisation des tâches administratives aura pour effet de gagner du temps. En effet, l’absence de papier permettra de contrôler les coûts plus rapidement, les calculs des absences du mois pour le compte de la paie seront faits automatiquement etc….
Les temps de traitement des données seront sensiblement réduits et le besoin de matériels bureautiques à financer et à entretenir sera diminué…
Lors de la définition de la stratégie de digitalisation RH, il est donc préférable de travailler et d’optimiser les processus administratifs en priorité. Le temps gagné, les économies réalisées et la confiance des collaborateurs acquise aideront à poursuivre sur d’autres sujets.

Avec les nouveaux outils, il faut adopter une nouvelle stratégie de travail

La digitalisation concerne toute l’entreprise, il incombe donc aux DRH de conduire les changements.
L’introduction des smartphones en entreprise, l’accroissement de la mobilité, la généralisation des VPN (réseau privé virtuel) changent les conditions de travail, notamment avec le travail à distance. Les DRH auront pour rôle d’anticiper les effets que peuvent occasionner tous ces changements et surtout assurer la protection des données sensibles de l’entreprise tout en veillant au bien-être des collaborateurs.

La digitalisation des Ressources Humaines est un sujet primordial, complexe, aux enjeux importants. En dépit des changements qui nécessiteront un fort accompagnement, toute entreprise a beaucoup à gagner en digitalisant cette fonction. Il est opportun de la considérer comme un investissement à moyen et à long terme dont toutes les ressources de l’entreprises tireront un bénéfice certain.