Le refus d’une candidature est moment délicat tant pour le recruteur que pour le postulant. Il est important de l’annoncer avec tact et diplomatie, que ce soit verbalement ou par écrit. Bien évidemment, l’entreprise n’a aucune obligation juridique en ce sens. Néanmoins, cette démarche présente des avantages pour les deux parties. Des raisons claires et justifiées évitent tout éventuel malentendu.

Prendre le temps de rédiger une lettre personnalisée

Il est recommandé de proscrire les phrases banales, qui sont utilisées à l’emporte-pièce. Parfois, les entreprises utilisent effectivement des formules impersonnelles et trop vagues. Il est pourtant nécessaire d’expliquer clairement au candidat pourquoi sa candidature n’est pas retenue.

Il peut s’agir d’un manque d’expérience ou d’une compétence non acquise par le candidat. Il est important d’être honnête et d’aller droit au but. Il se peut aussi qu’un candidat soit surqualifié pour le poste proposé. Indiquez-lui si vous comptez le recontacter lorsque vous aurez besoin de ses services. Ces détails lui permettent de connaître ses lacunes. Il pourra alors y remédier lorsqu’il enverra de nouvelles demandes d’emploi. Le mieux est d’avoir un modèle de lettre qui servira uniquement de base. Ce modèle sera ensuite personnalisé au cas par cas, même si vous devez envoyer une centaine de lettres. Il est alors préférable de catégoriser les motifs de refus. Vous pouvez alors rédiger une lettre personnalisée pour chaque groupe.

Cette démarche est souvent considérée comme chronophage et inutile par les recruteurs. Elle contribue pourtant à la valorisation de votre image de marque. Lors de vos prochaines campagnes de recrutement, votre marque employeur en ressortira fortifiée. Il faut garder en tête que les candidats se renseignent sur votre entreprise avant d’envoyer leur dossier de candidature. Les avis laissés sur les forums de discussions et les réseaux sociaux ont un impact considérable sur l’opinion de vos futurs collaborateurs.

Bien peser ses mots dans la lettre de refus de la candidature

Dans la plupart des cas, le refus n’est pas formulé immédiatement, lors de l’entretien. Les recruteurs ont besoin d’un temps de réflexion de 48 heures minimum. Privilégiez toujours les formulations respectueuses et simples quand vous faites vos retours. La suite dépend ensuite de la nature de la candidature.

Pour les candidatures spontanées, il est important de bien l’étudier avant de donner une réponse. Vous devez être ferme afin de ne pas donner de faux espoirs aux candidats. Vous pouvez aussi lui indiquer les points marquants qui ont retenu votre attention. À noter que les motifs discriminatoires sont à proscrire. Cela concerne notamment la religion, le handicap, la couleur de peau ou encore le genre.

Il faut garder en tête que les mots utilisés ont un impact négatif ou positif sur le candidat. L’objectif est d’éviter de le fragiliser mentalement. Ils peuvent ainsi postuler auprès d’autres entreprises en toute sérénité. Il faut également indiquer que son dossier ne sera pas conservé, à moins que vous ayez réellement mis en place un système de gestion des données personnelles. Cela indique que le candidat peut envoyer un nouveau CV lorsqu’un autre poste se libère. Si vous comptez stocker son dossier, demandez son accord selon les clauses du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Faire preuve d’empathie envers le candidat

Il est préférable de planifier les envois d’emails pendant les heures de bureau. Sinon, vous pouvez également contacter le candidat par téléphone. Cela vous permet de répondre directement à ses questions. En effet, il n’osera pas vous déranger si vous lui envoyez un courrier. Cependant, l’appel reste un exercice délicat. Il faut adopter la bonne intonation tout en veillant à rester cordial et courtois. Vous devez également éviter de laisser transparaitre vos émotions, notamment si un propos vous gêne ou vous met en colère. Dans la majorité des cas, lorsque l’appel est bien préparé, l’exercice est bien vécu et apprécié. Il est alors possible de continuer les échanges sur les réseaux sociaux. Bien évidemment, ces derniers doivent toujours rester dans le cadre professionnel. Invitez ainsi les candidats éconduits à vous rejoindre sur vos différents comptes.

Quand vous lancez une campagne de recrutement, vous recevez de nombreux dossiers de candidature. Après analyses, certaines d’entre elles ne sont pas sélectionnées pour un entretien. D’autres postulants seront également éconduits après l’entrevue. Dans tous les cas, il est préférable de les contacter pour leur annoncer que leurs candidatures n’ont pas été retenues. Il est également recommandé de préciser les motifs du refus pour dissiper tous malentendus. Cela évite également aux candidats de se faire de fausses illusions. Indiquez entre autres les points positifs qu’ils pourront mettre en avant ultérieurement. Et invitez les à rester en contact pour de futures opportunités.